BAB 5 Manajemen dan organisasi

BAB 5

Manajemen dan organisasi

1.      Manajemen

Pengertian manajemen

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner). Manajemen juga bisa dikatakan ilmu dan seni, karena dengan memadukan keduanya ilmu manajemen dapat menyelesaikan segala sesuatunya demi pencapain tujuannya secara efektif dan efisien.

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :

a. Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan

·         Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul

·         Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

b.  Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

·         Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

·         Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

·         Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar

c. Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

·         Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

·         Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

·         Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

·         Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

Latar Belakang Sejarah Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era modern.

Fungsi dan Proses Manajemen:

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat dilakukan di perusahaan manapun. Pada fungsi manajemen tersebut terdapat beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen:

1.  George R. Terry

Fungsi manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.

2.  Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel

Fungsi manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan

conrtolling.

3.  Henry Fayol

Fungsi manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating dan controlling

Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan di atas kita dapoat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.

1.      Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka    melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:

-  Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.

-  Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin   dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.

-  Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.

-  Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk

mencapai sasaran.

-  Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus

dilakukan.

-  Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang

digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.

Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:

-  What   : apa tujuan yang hendak dicapai

-  Why    : mengapa hal tersebut perlu dilakukan.

-  Where : dimana hal tersebut akan dilakukan.

-  When : kapan hal tersebut akan dilakukan

-  Who  : bagaimana cara melakukannya

Fungsi perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:

a.  Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.

b.  Memusatkan perhatian pada sasaran.

c.  Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif

d.  Memudahkan pengawasan.

e.  Mendorong orang memberikan prestasi.

2.       Pelaksanaan (Actuating)

Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan.Actuating merupakan langkah-langkah pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

§  Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (Leadership).

§  Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai.

3.      Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling tidak dilakukan tiga proses, yaitu:

§  Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.

§  Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

§  Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi kerja.

Proses Manajemen:

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

§  Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

§  Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

§  Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan  manajerial yakni:

·         Berbudaya korporat: transparansi, independensi,  responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

·         Dukungan manajemen puncak.

·         Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

·         Berorientasi   ke masa depan dengan pendekatan holistik.

·         Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

·         Mempunyai rasa percaya diri yang besar.

·         Berwawasan luas.

·         Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

o    Dilakukan secara terencana/terprogram.

o    Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki:a.  kompetensi atau keakhlian dan pengalaman panjang di bidangnya.b. sifat haus pada tantangan-tantangan.c.       sikap dan ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien. d.integritas tinggi, e. sifat menghargai profesi lain,f. sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko, g. bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.

o    Penggunaan teknologi tepatguna.

o    Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

o    Partisipasi aktif semua anggota.

o    Kerjasama Tim.

o    Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).

o    Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan

Keterampilan manajemen yang dibutuhkan:

Menurut  Robert  L.Katz :

1.     Keterampilan konseptual (conceptional skill)

2.     Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)

3.     Keterampilan teknis (technical skill)

Menurut  ricky W. Griffin:

1.     Keterampilan manajamen waktu.

2.     Keterampilan membuat keputusan.

4.      Organisasi

Pengertian Organisasi

Organisasi/Organizing bisa dibilang sebagai sistem yang terdiri dari sekelompok individu untuk melakukan segala sesuatunya secara sistematis yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk mewudkan tujuannya.

Pentingnya Mengenal Organisasi

Semakin ketat persaingan didalam dunia Global ini sangat penting bagi kita untuk mengenal yang namanya organisasi, pada dasarnya organisasi itu ditandai dengan adanya sharing atau yang biasa dibilang saling bertukar pikiran demi tercapainya suatu tujuan. Dengan sharing ini kita dapat mengenal dan memahami tiap individu didalam kelompok sehingga kita dapat membagi tanggung jawab anggota didalam sebuah organisasi.

Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kelebihannya :

·         Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

·         Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

·         Rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Kelemahannya :

·         Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

·         Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

·         Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kelebihannya :

·         Pembidangan tugas-tugas jelas.

·         Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

·         Digunakannya tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Kelemahannya :

·         Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

·         Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

·         Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kelebihannya :

·         Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

·         Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

·         Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Kelemahannya :

·         Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun.

·         Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Prinsip-prinsip Organisasi

Agar organisasi berjalan baik, di perlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatanya.prinsip-prinsip organisasi adalah :

1.      Perumusan tujuan dengan jelas.Bila akan melakukan suatu aktivitas, pertama-tama harus dijelaskan dulu tujuannya.Bagi suatu organisasi,tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai berikut:

·         pedoman kearah mana organisasi itu akan dibawa.

·         landasan bagi organisasi bersangkutan.

·         menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan.

·         menentukan serangkaian program, prosedur ,koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan mekanisasi.

2.    Pembagian tugas dalam suatu organisasi , pembagian tugas merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) )masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.

3.    Delagasi kekuasaan, salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delagasi kekuasaan. Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus di delegasikan kekuasaan, atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya.wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek pengambilan keputusan , penggunaan peralatan , dan lain sebagainya.

4.    Rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin , membimbing , dan mengawasi secara efektif.

5.    Tingkat tingkat pengawasan, hendaknya diusahakan sesedikit mungkin harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin.Selain memudahkan komunikasi , juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasinya.

6.    kesatuan perintah dan tanggung jawab.Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan tugasnya.

7.    Koordinasi adanya pembagian tugas dan bagian bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi, cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

Sebab keberhasilan organisasi :

·         Kesatuan pimpinan dan perintah.

·         Solidaritas yang tinggi.

·         Pengambilan keputusan yang bijak dan cepat.

·         Segala sesuatu yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi harus di musyawarahkan.

·         Menjunjung tinggi nilai tanggung jawab dan disiplin.

·         Kerja sama yang baik.

Sebab kegagalan organisasi :

·         tidak adanya komunikasi yang baik antara anggota organisasi dan pemimpin.

·         kekurang kompakan dalam organisasi.

·         kurang disiplin.

·         tidak bertanggung jawab pada suatu hal yang dikerjakan.

·         kerja sama tidak terlalu baik.

Sumber

http://p4hrul.wordpress.com/2010/11/01/manajemen-dan-organisasi/ (- buku ekonomi SMA: terbitan piranti dan erlangga’,  www.google.com/search)

http://adamfirdaus46.ngeblogs.com/2011/10/23/manajemen-dan-organisasi/ (http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen, http://www.kosmaext2010.com/makalah-manajemen-pengertian-bagian-dan-fungsi-manajemen.php, http://ronawajah.wordpress.com/2007/05/13/manajemen-profesional/, http://organisasi.org/macam-jenis-peranan-manajemen-peran-manajer-dalam-organisasi-perusahaan-ekonomi-manajemen, http://www.benih.net/lifestyle/keterampilan-yang-dibutuhkan-perusahaan.html, http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/)